Motto: „Agil auf Grund gehen“

Wir erleben geradezu eine Explosion von Publikationen, Veranstaltungen, Fortbildungsformaten und Diskussionen rund um das Thema „Agilität und öffentliche Verwaltung“. Das freut uns sehr und bestätigt uns: als wir uns vor sechs Jahren, im Februar 2016, gegründet haben, waren wir noch einsame Rufer in der Wüste und der FAV so etwas wie eine Selbsthilfegruppe versprengter Agilisten. Davon kann keine Rede mehr sein.

Aber gleichzeitig schleicht sich ein gewisses Unbehagen ein. Agilität wird zum Modewort. Behörden und Beratungsinstitutionen, die bis vor kurzem noch Bollwerke traditioneller Denkweisen waren, werden zu Propagandisten agiler Mindsets und gründen Digital Labs am laufenden Band. Könnte es sein, dass es oft nur alter Wein in neuen Schläuchen ist, ist unsere Frage? In einer Stellenanzeige für einen Product Owner kann man lesen: „Du überwachst fortlaufend den Produktfortschritt, adressierst proaktiv mögliche Roadblocks, gibst konstruktives Feedback in Review Meetings am Ende eines Sprints und bereitest regelmäßige Status-Reports (z. B. Burndown- oder Burnup-Charts) für die Projektleitung vor.“ Von der ganzen Scrum-Philosophie eigenständigen Arbeitens und der kreativen Rolle des PO ist nichts mehr übrig – die Verfasser (aus der Verlagsbranche, nicht aus der Verwaltung – Gottseidank!) haben einfach ihren Businessjargon mächtig agil aufgemotzt.

Infos zum gemeinsamen Treffen am Vorabend werden bald hier ergänzt.

Das wollen wir dieses Mal zum Thema machen und gemeinsam reflektieren und diskutieren: Was ist der Grund von Agilität? Was sind die Hoffnungen auf Change, die sich mit ihr verbinden? Und können agile Transformationen auch „zu Grunde“ gehen? Dem „Auf-Grund-Gehen“ nähern wir uns in vier Themenblöcken.

Vorabend

Mittlerweile schon gute Tradition: Unser Treffen am Vorabend! Einen guten Wein (oder was auch immer ihr gerne trinkt) und guten Essen (vom reichhaltigen Büffet): Was braucht es mehr für anregende Diskussion und Austausch in lockerer Runde. Ihr könnt euch über XING anmelden. („Ticket kaufen“ klicken und dann als Ticketkategorie „Teilnahme am Vorabend-Treffen incl. Büffet“ wählen.

Programmflyer

Der DIN-A4-Programmflyer kann hier herunterladen werden: Programmflyer

Sessions und Vortragende im Detail

Stand 22. Mai 2022, Ergänzungen und Änderungen vorbehalten.

Keynotes

Eine Stadt in der demokratischen und ökologischen Transition. Erfahrung mit Bürgerräten.

Laurent Riche, Bürgermeister aus Kingersheim, Elsass

  • Seit Mai 2020 Bürgermeister von Kingersheim
  • Von 2001 bis 2020 persönlicher Referent seines Vorgängers, Bürgermeister Jo Spiegel
  • Vize-Präsident des Ballungsraums Mulhouse (Agglomération Mulhousienne)

Die öffentliche Verwaltung wird sich in den nächsten Jahren einer großen Transformation unterziehen müssen, will sie nur annähernd den großen Herausforderungen gerecht werden, mit denen unsere Gesellschaft (und die ganze Menschheit) konfrontiert ist. Ein wesentlicher Teil davon wird eine Neujustierung des Verhältnisses zwischen Staat (Politik, Verwaltung) auf der einen Seite und Gesellschaft (Bürger, Unternehmen, Zivilgesellschaft) auf der anderen Seite darstellen. Ein „Weiter so“ in der zunehmenden Entfremdung zwischen Staat und großen Teilen der Gesellschaft wäre fatal.

Ein Baustein, der die entfremdeten Teile wieder in Resonanz bringen kann, sind die sogenannten „Bürgerräte“. Sie werden in Deutschland erst tastend genutzt und sind oft unzureichend strukturiert. Zu diesem Thema haben wir den Bürgermeister der elsässischen Gemeinde Kingersheim (rd. 10.000 Ew.) eingeladen, weil die dortige Verwaltung seit Anfang der 1990er Jahre mit Bürgerräten experimentiert und diese Form immer weiter entwickelt hat. Sie stellt dort jetzt ein erprobtes Vorgehensmodell dar, mit dem die Gemeinde zahlreiche Erfolge erzielt hat. Es wird uns von Bürgermeister Laurent Riche vorgestellt. Für uns als FAV ist der Bericht aus Frankreich auch ein Zeichen, dass wir das Lernen in Europa über Grenzen hinweg intensivieren wollen und daraus Ideen und Kraft schöpfen. Das, was die schwedische Stadt Ängelholm für die agile Transformation innerhalb einer Verwaltung darstellt – eine europaweit einzigartige „Good Practice“, verkörpert nach unserem Eindruck die Stadt Kingersheim für ein neues Beziehungsgeflecht zwischen Gemeinderat, Verwaltung und Bürgerschaft. Der Vortrag erfolgt in französischer Sprache und wird simultan übersetzt.

Chancen und Grenzen des EfA-Prinzips

Das Efa-Prinzip („Einer für alle“) ist eine ressourcensparende Methode, bei der eine Stelle Grundlagen oder Muster für viele andere erarbeitet. Oder – wie beim OZG – viele Stellen jeweils einen Teilbereich einer großen Aufgabe übernehmen. In der Session machen wir eine empirische Bestandsaufnahme über das praktische Vorgehen bei der Einführung von E-Akten: Wie gut funktioniert das Prinzip des „Prozessmusters“, das in einer Hochschule entwickelt wird und das die anderen Hochschulen übernehmen sollen/können/dürfen? Was können wir dabei vom OZG-Prozess lernen, wo das Efa-Prinzip scheinbar nicht so gut funktioniert. Macht es Sinn, das Efa-Prinzip unter agilen Gesichtspunkten neu zu denken?

Doreen Schwarz (Kompetenz-Zentrum E-Akte Hochschulen NRW) ist seit Sommer 2021 die Geschäftsführerin des Kompetenzzentrums E-Akte.NRW. Zuvor hat sie Projektleitungserfahrungen im Bereich Studium und Lehre gesammelt und zuletzt die Systemakkreditierung der Universität Bielefeld erfolgreich verantwortet. Das Kompetenzzentrum unterstützt die Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen bei der digitalen Aktenführung.

Frank Klapper ist Dezernent für „digitale Transformation und Prozessorganisation“ an der Universität Bielefeld. In dieser Funktion verantwortet er insb. die Umsetzung des E-Government-Gesetzes NRW und des OZG an der Universität. Er engagiert sich darüber hinaus in der Digitalen Hochschule NRW (DH.NRW) als Sprecher des Programmausschusses.

Agil starten: Wissen von Grund auf (Themenblock 1)

In diesem Themenblock bieten wir Sessions Teilnehmerinnen und Teilnehmer an, die sich neu in die agilen Themen einfinden wollen. Nach einer guten Tradition unserer Konferenzen gibt es Einstiegsreferate zu agilen Methoden, zu ihrer Geschichte (auch gegen das Gerücht, Agilität stamme aus der Softwareentwicklung) und zum Verhältnis von Agilität und Verwaltungskultur nach dem Motto „Auch Verwaltung kann agil!“

Agilität – Irgendwas mit Prinzipien und Werten – Impuls für Einsteiger

Wenn wir über Agilität nachdenken, dann müssen wir auch über Zusammenarbeit und Unternehmenskultur nachdenken. Agilität bedeutet nicht alles Bisherige infrage zu stellen, sondern das Bisherige sinnvoll zu ergänzen, um die Organisation kontinuierlich weiterzuentwickeln. Hier sind agile Prinzipien und Praktiken sehr anschlussfähig. Verwaltungen können sich mit Agilität mehr Spielräume zurückerobern und sich als attraktive Arbeitgeber positionieren. Lassen Sie uns ein gemeinsames Grundverständnis entwickeln und die Verwaltungen agiler gestalten.

Falk Golinsky. Agile Coach und Wegbegleiter, um Zusammenarbeit neu zu denken (Forum Agile Verwaltung e. V.)

Kanban

Kanban wird oft auf die visuelle Darstellung in Form eines Boards mit Spalten reduziert. Dabei steckt hinter den Prinzipien und Kernpraktiken viel mehr. Der ganzheitliche und auf evolutionäre Entwicklung ausgerichtete Ansatz von Kanban ist auf allen Ebenen der Organisation – von operativen über die kooperative bis hin zur strategischen – anwendbar. Im Fokus von Kanban steht der Aufbau einer nachhaltig-resilienten Organisation. Der Impulsvortrag gibt einen Überblick über die wesentlichen Elemente und soll einen ersten Eindruck vermitteln, was mit Kanban von der Team- über Projekt- und Ablauforganisation ermöglicht werden kann. Im Fokus stehen dabei die 6 Kernpraktiken und 6 Kernprinzipien.

Thomas Michl, Exxeta AG. Dipl.-Verwaltungswissenschaftler, Gründungsmitglied und Vorstand beim Forum Agile Verwaltung e. V. Er war unter anderem 9 Jahre als Kulturamtsleiter, Stabsstelle Kultur und Querschnittsaufgaben bei der Stadt Wimpfen tätig. Seit Januar 2019 als Agile Coach bei einem IT-Beratungshaus angestellt.

Der Agile Methodenkoffer & was wir in unserer Zusammenarbeit von den Bienen lernen können.

Was haben Bienen mit agiler Zusammenarbeit zu tun? Und warum genau ist das für uns von Relevanz? Ich lade euch auf die Reise in den Bienenstock ein um zu prüfen was gute Zusammenarbeit überhaupt ausmacht. Außerdem bekommt ihr in dieser Session konkrete Einblicke in den Agilen Methodenkoffer der Stadtverwaltung Karlsruhe und wir prüfen gemeinsam was sich hinter den Buzzwörtern Energizer, Kanban, Backlog, Lean Coffee und Retrospektive verbirgt und wie Agile Methoden unsere tägliche Zusammenarbeit positiv beeinflussen können.
Entdecken Sie in dieser Session, was in Ihrer Organisation und in Ihrem Team der nächste Babystep sein könnte hin zu positiver Veränderung.

Laura Stricker ist seit 2019 bei der Stabsstelle für Verwaltungs- und Managemententwicklung der Stadt Karlsruhe tätig. Hier führt sie erfolgreich agile und digitale Arbeitsformen in unterschiedliche Teams ein. Als Verwaltungsbeamtin liegt ihr Fokus dabei darauf, neuartige Arbeitsweisen in klassische Verwaltungsstrukturen zu integrieren.

Alisa Lörz

Alisa Lörz ist seit 2018 als Agile Coach bei der Stabsstelle für Verwaltung- und Managemententwicklung der Stadt Karlsruhe tätig. Als Spezialistin für neuartige und innovative Arbeitsformen coacht sie Teams und Führungskräfte erfolgreich in ihren Veränderungsprozessen. Ihr Fokus liegt dabei auf der Relevanz der Zusammenarbeit in Teams. Im Rahmen ihrer Bachelorarbeit im Bereich Betriebspädagogik/ Personalentwicklung pilotierte sie ein Modell zur Ermittlung des Agilitätsgrades unterschiedlicher Teams.

Veränderungsbereitschaft für Digitalisierung erzeugen – Ein Praxisbeispiel aus der Stadt Karlsruhe

Digitale Transformationsbegleitung – ein individualisiertes Weiterbildungsprogramm für Mitarbeiter:innen und Führungskräfte in der Stadt Karlsruhe. Das Beispiel zeigt, wie es gelingen kann, Digitalisierung und Veränderungsbereitschaft in die Ämter zu tragen, zu verankern und sich ämterübergreifend zu vernetzen.

Nora Kaiber (Stadt Karlsruhe), MBA, M.Sc., arbeitet seit 2019 bei der Stadt Karlsruhe. Seit 2021 ist sie als Head CIO Office tätig und ist dort unter anderem zuständig für die Bereiche Digitalstrategie / Digitale Transformation, Implementierung und Koordination „DCA – Beratende für digitalen Wandel“, Koordination G20 Smart Cities Alliance Kooperation, Produktmanagement Bürgerapp sowie Marketing & Kommunikation. Zuvor hat sie bereits große Bandbreite an Erfahrung als Projektleiterin im Bereich Digitalisierung sowie Marketing & Kommunikation gesammelt.

Susanne Schatzinger (VSC) ist Beraterin bei VSC (VS Consulting Team GmbH). VSC unterstützt Organisationen der öffentlichen Verwaltung bei der Digitalen Transformation, im Projektmanagement und der Organisationsentwicklung. Dies gelingt mit bodenständigen, praxisnahen Lösungen, welche durch visualisierte und spielerische Ansätze gemeinsam mit den Menschen in der Organisation entwickelt und umgesetzt werden.

150 Jahre ScrumWie sind die Ideen entstanden, die Lean, Scrum und Agile prägen?

Bei einer Lean oder Agile Transformation sehen stehen oft Tools und Techniken im Vordergrund und wie diese auf die Mitarbeiter:innen auszurollen seien. Dies ist schwierig und widerspricht dem Menschenbild, das uns in einer guten Organisation wichtig ist. Es ist viel nützlicher und interessanter, sich anzusehen, wie die wesentlichen Ideen hinter Lean und Scrum entstanden sind und sich verbreitet haben. Mit diesem Verständnis können Lean Practitioners, Scrum Master:innen, Agile Coaches und Berater:innen ihren Klient:innen schneller helfen. Wir werden uns in diesem Vortag zwei Bereiche historisch genauer ansehen: Wer oder was hat dazu geführt, dass wir bei Lean Product Development und Scrum Produkte empirisch entwickeln? Wer oder was hat dazu geführt, dass uns bei Lean Production und Scrum stetiges Verbessern wichtig ist?

Jan Fischbach (Common Sense Team GmbH) ist Geschäftsführer der Common Sense Team GmbH sowie Trainer und Berater im Scrum-Events-Netzwerk. Er trainiert und berät sowohl Firmen in der Privatwirtschaft als auch in der öffentlichen Verwaltung. Sein Ziel sind leistungsfähige Teams mit guten Führungskräften. Nach dem Studium hat Jan als Knowledge Engineer bei einer großen Unternehmensberatung gearbeitet. Anschließend war er in verschiedenen Positionen und als Führungskraft in Medienkonzernen tätig. Jan ist Mitorganisator bei verschiedenen Konferenzen: Scrum Day, freiräume.camp, Women in Agile Europe. Er ist Autor mehrerer Fachbücher und teilt sein Wissen regelmäßig im Teamworkblog. In der agilen Community ist er als Entwickler des Ubongo Flow Games bekannt.

Auf Grund gelaufen: Die agilen Schmetterlinge sind fort (Themenblock 2)

In letzter Zeit hört man häufig, dass agile Methoden irgendwann auf sichtbare und unsichtbare Grenzen stoßen, sozusagen auf Grund laufen. Was sind die Gründe dafür? Was kann man tun, um Agilität voranzubringen? Das ist das Anliegen dieses Themenblocks.

Nudging oder die agile Langstrecke

Agile Schmetterlinge. So können einem die vielen agilen Methoden vorkommen. Sie flattern schillernd und attraktiv in die Verwaltungen. So leicht, wie sie gekommen sind, so schnell können sie wieder davonfliegen. Vielleicht ist es bei euch auch so. Kanban-Boards, die in der ersten agilen Begeisterung Zimmer und Flure bevölkerten, sind nach zwei Jahren verwaist, die Zettel vergilbt. Viele der frischen Methoden sind wieder den alten Routinen gewichen.
Schade eigentlich! Aber nicht überraschend. Denn Neuerungen brauchen Geduld und Zeit, viel Zeit. Die Frage ist also, was können wir tun, um Neuerungen, agilen Wandel, in Verwaltungen zu verankern?

Peter Bauer, ist Dipl.-Ing. Architekt und Organisator. Arbeitet seit 18 Jahren bei der Stadt Karlsruhe; aktuell als Organisationsentwickler mit Schwerpunkt technische Ämter, davor im Bereich Information und Kommunikation eines Fachamts. Seit 2018 Mitglied im Forum Agile Verwaltung e. V. Arbeitsschwerpunkte Moderation, klassische und agile Projekte und E-Akten/DMS.

Agil auf dem Weg vom Prozessmanagement zu gelebter Prozessorientierung

Wer kennt es nicht, dass Prozessmanagement in der Organisation von vielen – auch oft von der Leitung – mehr als Last oder notwendige Pflicht denn als Lust und überaus organisationsförderlich erlebt wird. Und dabei hat Prozessberatung so viel mehr zu geben als Prozessbeschreibungen, Modellierungen und Prozesslandkarten, die im ungünstigsten Fall aufwändig erarbeitet, aber dann doch nicht mehr angeschaut werden. Gern möchte ich euch einen Einblick geben in konkrete Anwendungsszenarien für eine gelebte Prozessorientierung als Führungs- und Steuerungsinstrument unserer Hochschule. So sind z.B. Prozesslandkarten für eine Menge an Usecases für Prozessberater interessant. Neugierig?

Heike Eckert (DHBW) ist Diplom Psychologin. Sie war 15 Jahre in einem Landesministerium im Bereich Berufliche Bildung und Fachkräfteentwicklung tätig und arbeitet organisationsgestaltend seit knapp 7 Jahren an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg, zuletzt seit rund einem Jahr mit dem Schwerpunkt Organisations- und Prozessmanagement. Ihre Begeisterung für eine agile und innovative Verwaltung bringt sie seit 2018 aktiv in den FAV e.V. ein und ist Mitbegründerin und Beraterin im Steinbeistransferzentrum für Prozessmanagement und Workflowdesign – FlowVento.

Innovative digitale Lösungen mit studentischem Empowerment

Von der Theorie zur Praxis – Studierende des Studiengangs Wirtschaftsinformatik E-Government der Dualen Hochschule Baden-Württemberg Mannheim stellen sich den Herausforderungen der Digitalisierung im gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Umfeld. Agil und in kurzen Zeiträumen entwickeln sie prototypische Lösungen. Die Präsentation gibt Einblicke in einige dieser innovativen digitalen Lösungen, die von den Studierenden im Rahmen von Praxisprojekten konzipiert und umgesetzt wurden, und lädt zur Diskussion ein.

Mirjana Radonjic-Simic studierte Ingenieurwesen und Business Administration. Sie verfügt sowohl aus dem wirtschaftlichen als auch öffentlichen Kontext über langjährige Erfahrungen in Projekten, in denen Business und IT zusammenkommen und als Ganzes agieren. Seit 2013 forscht und lehrt sie an der DHBW Mannheim in Themenbereich wie Modellierung von digitalen Geschäftsmodellen, Plattformen und Geschäftsökosysteme. Darüber hinaus hat sie maßgeblich die Studienrichtungen E-Health und E-Government als Schwerpunkte der Wirtschaftsinformatik entwickelt. Als verantwortliche Managerin des Digital Transformation Centers der Hochschule initiiert und begleitet sie zahlreiche Anwendungsprojekte von Studierenden.

Jörg Baumgart studierte Informatik und ist seit 2004 Professor in der Wirtschaftsinformatik an der DHBW Mannheim. Als Prorektor und Dekan der Fakultäten Wirtschaft und Gesundheit ist er unter anderem für das Thema Digitalisierung zuständig und verantwortet auch die Studienrichtungen E-Government und E-Health. Von 2016 bis 2020 war er Beauftragter des Präsidiums der DHBW für das zentrale Prozessmanagement.

Dual Studierende der Studienrichtung E-Government (stehen namentlich noch nicht fest)

Agile Basisarbeit: Angekommen auf dem Grund der Arbeit? (Themenblock 3)

Dieser Themenblock bietet Sessions, in denen Themen der „Tiefe“ von Agilität adressiert werden sollen. Wir vertreten den Grundsatz der Toyota-Philosophie: „Von einer Veränderung kann man erst dann sprechen, wenn jeder Arbeiter am Band jede Stunde merkt: es hat sich etwas verbessert.“ Wie können wir dafür sorgen, dass unsere Projekte (der Digitalisierung, des Klimaschutzes, der Stadtplanung …) diesem Anspruch – nicht der „Arbeiter“, aber unserer Anwender:innen und Bürger:innen – gerecht werden?

Was ist Lean?

Viele Schlüsselmethoden und Begriffe des „schlanken Systems“, der „Lean Produktion“ stammen aus Japan. Die Vermittlung ist oft schwierig. Es kommt sehr darauf an, die richtige Sprachebene zu treffen. Über die sprachliche und kulturelle Barrieren hinweg müssen die jeweils entsprechenden Denkmuster richtig abgebildet werden. Nur so können die Grundsätze in Tiefe verstanden und gewinnbringend angewandt werden. Im Vortrag gibt Mari Furukawa-Caspary einen Einblick in die Wurzeln des Lean.

Mari Furukawa-Caspary (1962) sieht sich als Kulturmittler, der das, was in einer Sprache gesagt wird, nicht nur wörtlich, sondern auch für den Adressaten in nachvollziehbarer Weise in die andere Sprache überträgt. Sie arbeitet seit vielen Jahren regelmäßig mit japanischen Lean-Experten zusammen, um nicht zuletzt in Zusammenarbeit mit Shunji Yagyu die Finessen des Monozukuri auf „gut Deutsch“ verständlich und nachvollziehbar in deutschen Unternehmen zu etablieren.

Mari Furukawa-Caspary wuchs in Tokio, Wien, Hong Kong und Frankfurt auf, machte in Deutschland ihr Abitur und studierte Mittlere und Neuere Geschichte in Mainz. Ihre Berufskarriere begann in der Wertpapierabteilung einer japanischen Bank in Frankfurt, wo sie sich mit der Binnensicht des japanischen Managementsystems auseinandersetzen konnte. 2006 machte sich sie mit einem Übersetzungs- und Dolmetschbüro selbständig.

Durch die intensive Zusammenarbeit mit Shunji Yagyu ist Mari Furukawa-Caspary seit 2011 auch eigenständig als Lean-Trainerin in deutschen Unternehmen unterwegs. Neben Vortragstätigkeiten hat sie auch als Autorin von Fachbeiträgen für das Fachmagazin YOKOTEN des CETPM eine lange Liste an Publikationen vorzuweisen (siehe auch Artikel). Im Oktober 2015 erschien der erste Band ihres Buches „Lean auf gut Deutsch“, der sowohl im Buchhandel als auch als E-Book erhältlich ist. Der Folgeband ist in Vorbereitung. Ferner organisiert sie in Essen, München und Mannheim in unregelmäßigen Abständen exklusive Lean-Lernzirkel für Lean-Experten, die mehr über „Lean auf gut Deutsch“ erfahren möchten.

Aus der agilen Werkstatt: Die Delegation Matrix im Praxiseinsatz

Das Delegation Board, alternativ der Delegation Poker, dürfte eine der interessantesten Führungsinstrumente aus dem agilen Methodenset sein. Seit 2022 nutzt das Team der Abteilung Strategische Personalentwicklung und Changemanagement bei der Stadt Heidelberg eine Delegation Matrix. Das Team visualisiert auf dem Board seine Aufgaben und die jeweilige Verantwortung anhand der sieben Delegationsstufen nach Management 3.0. Die Referentinnen lassen sich in der agilen Werkstatt über die Schulter schauen: sie zeigen, wie das Board aufgebaut ist, wie sie es entwickelt haben und welche Erfahrungen sie damit machen.

Christine Gebler, Dipl. Verwaltungswirtin (FH), Heidelberg, leitet bei der Stadt Heidelberg die Abteilung Strategische Personalentwicklung und Changemanagement im Personal- und Organisationsamt.  Ihre beruflichen Schwerpunkte sind Personal- und Organisationsentwicklung, agiles Arbeiten und New Work sowie Changemanagement. Sie ist Mitglied im Forum Agile Verwaltung e.V. Sie leitet systemische Aufstellungen, ist ausgebildet als Business Coach und systemische Beraterin.

Sarah Brendel ist Soziologin (M.A.). Sie arbeitet seit 2020 bei der Stadt Heidelberg in der Abteilung Strategische Personalentwicklung und Change Management tätig. Ihr Fokus liegt auf Fort- und Weiterbildung, strategischer Personalentwicklung und agilem Arbeiten.

Sabine Bergmann ist seit 2020 in der Abteilung Strategische Personalentwicklung und Changemanagement bei der Stadt Heidelberg tätig. Die Diplom-Verwaltungswirtin (FH) und Kulturwissenschaftlerin hat ihren Fokus auf dem internen Fort- und Weiterbildungsangebot, sowie agilem Lernen.

Etablierung von Feedbackkultur der öffentlichen Verwaltung

Eines der wichtigsten Elemente agiler Methoden ist die Einholung von Feedback. Erst eine gelebte Feedbackkultur legt die Grundlage für eine agile Zusammenarbeit, denn es schafft Vertrauen und Erwartbarkeit, greift das Potenzial und Ideen der Menschen auf und ermöglicht neue Entwicklungsrichtungen. In Verwaltungen ist die Einführung von Feedbackkultur oft kein leichtes Unterfangen.
Doch was steckt überhaupt hinter einer richtig guten Feedbackkultur? Was sind hier Entwicklungsrichtungen? Wie kann man diesen Kulturwandel vorantreiben und vor allem, wie sieht das in der Praxis aus?
Christopher van den Hövel, systemischer Organisationsberater und Coach von IMAP hat viele verschiedene Feedback-Prozesse in der öffentlichen Verwaltung begleitet und wird Ihnen spannende Einblicke zur Umsetzung von Feedbacksystemen in der öffentlichen Verwaltung geben.

Christopher van den Hövel, Master of Arts Politikwissenschaft, ist ausgebildeter Systemischer Organisationsentwickler und Systemischer Coach und in dieser Funktion seit über 10 Jahren für die systemische Organisationsberatung IMAP in Düsseldorf tätig.
Er kommt ursprünglich aus dem Ruhrgebiet. Es ist kein Zufall, dass die Region das ausmacht, was auch seinen Arbeitsalltag prägt: den Umgang mit Wandel, Vielfalt, Kultur und Arbeit. Seine Tätigkeitsbereiche liegen vor allem in der Arbeit mit Führungskräften, im Systemischen Change Management in der öffentlichen Verwaltung sowie in der Entwicklung von Teams. Außerdem ist er Team Facilitator im Beratungsfeld Digitale Verwaltung bei IMAP.

NN, Kommunalverwaltung

Projekte zum Fliegen bringen – durch situative Mikroanalysen

Was macht viele Projekte so langweilig? Was führt dazu, dass aus ihnen schon die Luft raus ist, bevor sie überhaupt drin war?
Anhand von Projektbeispielen zeigen wir, wie abstraktes Denken auf großer Flughöhe dazu führt, dass keine Energie in Projekte kommt. Sie streben komplizierte Lösungen für komplexe Herausforderungen an und verheddern sich darin. Es werden daraus Unterfangen vom Typ „Kaugummi“. Wir stellen eine Alternative vor, die wir in Projekten erprobt haben und die letztlich auf dem Toyota-Prinzip des „Genchi Genbutsu“ (an die Basis gehen und dort lernen) beruht. Und wir reden in der Session auch nicht nur abstrakt, sondern machen mit den Teilnehmer:innen eine praktische Übung. Kommt, butsut ein bisschen mit uns!

Wolf Steinbrecher (Common Sense Team GmbH), war fast zwei Jahrzehnte Sachgebietsleiter für Organisation und Controlling im Landratsamt Rastatt. Aus einem Projekt Anfang der 2000er Jahre, nämlich dort als eine der ersten Verwaltungen in Baden-Württemberg die E-Akte einzuführen, wurde ein Beruf. Wolf entwickelte das Konzept der Prozessorientierten Ablage, schrieb mehrere Bücher zu dem Thema, bekam Lehraufträg und machte sich schließlich selbstständig. Zusammen mit anderen gründete er die Common Sense Team GmbH und das Forum Agile Verwaltung e.V. und berät und begleitet öffentliche Verwaltungen bei der Digitalisierung. Eines seiner Hauptanliegen dabei ist es, die Möglichkeiten des digitalen Arbeitens auszuschöpfen, sich vom „Denken in Papier“ zu lösen und Silostrukturen und bornierte Hierarchien durch moderne, selbstorganisierte Teamarbeit zur ersetzen.

Community of Practice  – Erfolgsfaktoren für einen verbindenden und gelingenden Austausch

Eine Möglichkeit für gemeinsames Lernen und Weiterentwicklung in Organisationen ist die Gründung einer Community of Practice. Diese Gruppen organisieren sich selbst und die Teilnehmenden sind freiwillig dabei. Die Zusammenarbeit ist geprägt von gemeinsamen Interessen und einem regen und vorbehaltlosen Austausch von Wissen und Erfahrungen. Die Referenten sind selbst Teil einer Community of Practice und stellen vor, wie sie diese gegründet haben, was sie zusammenhält und warum die Treffen so wertvoll für die Mitglieder sind.

Christine Gebler, Dipl. Verwaltungswirtin (FH), Heidelberg, leitet bei der Stadt Heidelberg die Abteilung Strategische Personalentwicklung und Changemanagement im Personal- und Organisationsamt.  Ihre beruflichen Schwerpunkte sind Personal- und Organisationsentwicklung, agiles Arbeiten und New Work sowie Changemanagement. Sie ist Mitglied im Forum Agile Verwaltung e.V. Sie leitet systemische Aufstellungen, ist ausgebildet als Business Coach und systemische Beraterin.

Alexander Null (Stadt Kassel). Diplom Sozialpädagoge. Ausgebildet in Systemischer Beratung und Therapie / Mediation / Coaching. Lange Jahre in verschiedenen Jugendhilfekontexten tätig und Erfahrungen im Kinder- und jugendpsychiatrischen Bereich. Im öffentlichen Dienst seit 10 Jahren, die eine Hälfte davon im Allgemeinen Sozialen Dienst, die andere in der Personalentwicklung. Schwerpunkte dort in der Qualifizierung und im Gesundheits- und Konfliktmanagement. Interessen: Agiles, mobiles und digitales Arbeiten / Netzwerke und netzwerken / Haltung und Perspektiven.

Agil über den Tellerrand: Von Grund auf neue Rolle in der Gesellschaft (Themenblock 4)

Dieser Themenblock richtet seinen Blick auf die Gesellschaft. Verwaltungen, Veränderungen in den Verwaltungen entstehen nicht im luftleeren Raum, sondern geschehen im Wechselspiel mit der Gesellschaft und gesellschaftlichen Veränderungen. „Über den Tellerrand hinaus“, das sind also Themen wie Erfahrungen mit Bürgerräten und anderen Methoden, die hoheitliche Verwaltungskultur in Richtung „Beteiligung auf Augenhöhe“ entwickeln. Oder auch die Frage, wie wir von der reaktiven zu proaktiven Vorgehensweisen kommen; zum Beispiel zu Methoden wie der szenariobasierten Planung und ähnlichem.

Bürgerräte und neue Formen der Mitgestaltung

Vertiefung und Diskussion zur Keynote.

Laurent Riche (Stadt Kingersheim)

  • Seit Mai 2020 Bürgermeister von Kingersheim
  • Von 2001 bis 2020 persönlicher Referent seines Vorgängers, Bürgermeister Jo Spiegel
  • Vize-Präsident des Ballungsraums Mulhouse (Agglomération Mulhousienne)use (Agglomération Mulhousienne)

Smart Citys – Stadt zum Wohnen, Dorf zum Arbeiten, Straßen zum Leben

Noch immer wird in Deutschland unter dem Begriff „Smart City“ eine technische Lösung verstanden. Dabei geht es um viel mehr. Es geht um eine menschliche und nachhaltige Entwicklung unserer Stadtgesellschaft und eine Chance aller Bürger*innen, daran bestmöglich teilzuhaben. Frank Tentler berichtet in seinem Vortrag über Hintergründe, Auswirkungen und Lösungen und bietet Antworten auf die Zukunftsprobleme von Städten und Gemeinden, auf die wir heute schnell und agil reagieren müssen.

Frank Tentler (www.franktentler.com) entwickelt, leitet und berät seit 2004 digitale Kommunikations- und Digitalisierungsprojekte für Unternehmen, Institutionen, Städte und Behörden. Er hält Vorträge, Seminare und Workshops in Deutschland und Europa.

Schwerpunkte seiner Arbeit liege heute in der Planung, Entwicklung und Umsetzung von nachhaltigen und sozialen “Smart Cities“. Er unterrichtet „Smart City Design“ an der Macromedia International Highschool Berlin und arbeitet mit Städten in Deutschland an Digitalisierungsprojekten für die unterschiedlichsten städtischen Themenfelder.

Selbstorganisation in der Verwaltung am Beispiel der Kommunalen Servicebetriebe Tübingen

Gabriele Schneck (Trainer & Coach Connectbar) ist systemischer und agiler Coach und Diplomierte Bankbetriebswirtin. Ihr Herz schlägt schon seit vielen Jahren für die Personal- und Organisationsentwicklung. Sie begleitet Organisationen und Führungskräfte aus Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung. Hierbei spielt die Gestaltung von Transformationsprozessen immer wieder eine wesentliche Rolle. Ihr Motto: Die Menschen und deren Wünsche in den Fokus zu stellen, ohne die Effizienz und Ziele der Unternehmung oder Verwaltung aus den Augen zu verlieren.
“Ob wir privates oder berufliches Glück erleben, ist häufig eine Frage der inneren Einstellung. Oft haben wir selbst mehr in der Hand, als uns bewusst ist. Ich glaube daran, dass jeder von uns die notwendigen Fähigkeiten in sich trägt.” (Gabriele Schneck)

Miriam Ibrahimovic ist Leiterin der kommunalen Servicebetriebe in Tübingen

Diskussion zur Keynote „EfA-Prinzip

Doreen Schwarz (Kompetenz-Zentrum E-Akte Hochschulen NRW) ist seit Sommer 2021 die Geschäftsführerin des Kompetenzzentrums E-Akte.NRW. Zuvor hat sie Projektleitungserfahrungen im Bereich Studium und Lehre gesammelt und zuletzt die Systemakkreditierung der Universität Bielefeld erfolgreich verantwortet. Das Kompetenzzentrum unterstützt die Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen bei der digitalen Aktenführung.

Frank Klapper ist Dezernent für „digitale Transformation und Prozessorganisation“ an der Universität Bielefeld. In dieser Funktion verantwortet er insb. die Umsetzung des E-Government-Gesetzes NRW und des OZG an der Universität. Er engagiert sich darüber hinaus in der Digitalen Hochschule NRW (DH.NRW) als Sprecher des Programmausschusses.

Erfolgsfaktoren für Digitale Transformationen

Unsere Quintessenz aus vielen Projekten in und mit öffentlichen Verwaltungen: Jedes Projekt ist anders und jede Verwaltung tickt anders. Gleichzeitig gibt es Parallelen: projekt- und organisationsübergreifende Erfolgsfaktoren; es ist nur nicht möglich, diese von der Stange zu kaufen, anzuziehen und loszulaufen.
In diesem Präsenz-Workshop möchten wir mit euch Erfolgsfaktoren sammeln und in die Diskussion und Reflexion gehen. Auch in die Überlegung, ob Erfolgsfaktoren einen bestimmten Preis oder Risiken & Nebenwirkungen mit sich bringen.
Ausgangspunkt sind unsere Überlegungen, die wir für das Buch “Verwaltung 2040” bisher schon zusammengetragen haben und die im Rahmen des Workshops erweitert oder in Frage gestellt werden SOLLEN! Nach einer kurzen Vorstellung dieser Überlegungen möchten wir mit euch „ins Tun“ kommen und kreativ daran weiterarbeiten.

Christiane Büchter (Uni Bielefeld) arbeitet als Projektkoordinatorin im Dezernat für Digitale Transformation und Prozessorganisation der Universität Bielefeld und leitet dort das Team Projekt- und Prozessmanagement. Sie gestaltet als Teil der Steuerungsgruppe Universitätsverwaltung 2025 die digitale Transformation der wissenschaftsunterstützenden Organisationseinheiten.

Gabriele Schneck (Trainer & Coach Connectbar) ist systemischer und agiler Coach und Diplomierte Bankbetriebswirtin. Ihr Herz schlägt schon seit vielen Jahren für die Personal- und Organisationsentwicklung. Sie begleitet Organisationen und Führungskräfte aus Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung. Hierbei spielt die Gestaltung von Transformationsprozessen immer wieder eine wesentliche Rolle. Ihr Motto: Die Menschen und deren Wünsche in den Fokus zu stellen, ohne die Effizienz und Ziele der Unternehmung oder Verwaltung aus den Augen zu verlieren.
“Ob wir privates oder berufliches Glück erleben, ist häufig eine Frage der inneren Einstellung. Oft haben wir selbst mehr in der Hand, als uns bewusst ist. Ich glaube daran, dass jeder von uns die notwendigen Fähigkeiten in sich trägt.” (Gabriele Schneck)

Öffentliche Digitalisierung – demokratisch, innovativ und verantwortungsvoll

Wir brauchen nicht noch mehr digitale Innovation, sondern ganz andere Formen des Innovierens. Öffentliche Digitalisierung sollte sich vor allen Dingen dadurch auszeichnen, dass sie das öffentliche Interesse und das Gemeinwohl ins Zentrum stellt. Doch bislang sind die dominanten Paradigmen der Digitalisierung von der Technik bis hin zu den Zukunftsvisionen geprägt durch privatwirtschaftliche Akteure, deren Interessen und Gesellschaftsbilder. Öffentliche Digitalisierung sollte daher eigene Innovationsparadigmen entwickeln und vor allen Dingen an Prozessinnovationen arbeiten – anstatt digitaler Systeme müssen die sozialen Prozesse in denen sie gestaltet und bewertet werden innoviert werden. Gerade weil es um das Gemeinwohl geht, können demokratisch inspirierte Methoden und Prozesse die öffentliche Digitalisierung anleiten. Aus den Bereichen der Technikfolgenabschätzung und der verantwortungsvollen Innovation gibt es viele Ansätze, die darauf warten, durch staatliche Akteure weitergedacht zu werden. Durch Beteiligung von Mitarbeiter:innen und Bürger:innen können das Gemeinwohl berücksichtigt und soziale Innovationen in der öffentlichen Digitalisierung vorangebracht werden – und die digitale Transformation einer am Allgemeinwohl orientierten Verwaltung.

Christoph Schneider (Führungsakademie Baden-Württemberg) war die letzten zehn Jahre in der Technikfolgenabschätzung am Karlsruher Institut für Technologie tätig und erforschte Möglichkeiten, Digitalisierungsprozesse demokratisch und nachhaltig zu organisieren. Dabei richtete er seine soziologische Arbeit immer an der Kooperation mit Bürger:innen oder Technikentwickler:innen aus. Nebenbei hielt er Workshops für digital-soziale Innovationen. Seit 2022 arbeitet er an der Führungsakademie Baden-Württemberg und bringt sich von dort als Projektleiter für einen innovativen, demokratischen und digitalen Staat ein.

Abschluss der Konferenz

Open Questions und die agilen Ahas (oder warum es sich lohnt, bis zum Ende zu bleiben)

Jede:r Teilnehmer:in hat während solch einer Tagung einige Aha-Momente und einige Häää?-Momente. Wer diese Momente jeweils in einen Satz packen kann und will und an den Tagungskrazler Kraz schickt ( Mail, Twitter, analog vor Ort auf einem Zettel etc – wird bei der Tagung selbst noch konkretisiert) … die/der findet den eigenen Satz verkrazelt am Ende auf dem Board of Fame und wird damit berühmt und hat einen echten Beitrag für die Zukunft dieses Planeten geleistet.

Heinz Bayer (alias Otto Kraz – der Künstlername des Visualisierers) war früher einmal Studiendirektor für Schulentwicklung – heute Pensionär, Krazler und Vierfachopa – Gründungsmitglied des FAV – Team Weiterbildung an der Hochschule für agile Bildung in Zürich https://hfab.ch/ und auch unter https://www.aufeigenefaust.com/ inhaltlich zu finden.

Sponsoren

Die Sponsoren der Konferenz sind: