Erfahrungsbericht: Digitalisierung der Unterstützungsprozesse an den Hochschulen in NRW
Frank Klapper ist Dezernent für „digitale Transformation und Prozessorganisation“ an der Universität Bielefeld. In dieser Funktion verantwortet er insbesondere die Umsetzung des E-Government-Gesetzes NRW und des OZG an der Universität. Er engagiert sich darüber hinaus in der Digitalen Hochschule NRW (DH.NRW) als Sprecher des Programmausschusses.
Erfahrungsbericht: Digitalisierung der Unterstützungsprozesse an den Hochschulen in NRW
Seit der Novellierung des E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen (NRW) im Juni 2020 gilt das Gesetz auch für die staatlichen Hochschulen in NRW. Es verlangt die vollständige Digitalisierung aller Unterstützungsprozesse an den Hochschulen bis zum 31.12.2025. Wesentliche Elemente sind eine umfassende Prozessorientierung, die Digitalisierung der gesamten Vorgangsbearbeitung und die Umstellung auf die E-Aktenführung. Damit dies gelingen kann, führen die Hochschulen ergänzend zu der vorhandenen Bürokommunikation (File Server, Email/Groupware) sowie den Fachverfahren für das Ressourcenmanagement (u.a. SAP, MACH) und für das Management des Student Life Cycle (u.a. HISinOne, Campus Online) zeitgemäße Dokumentenmanagement-Systeme ein.
Bei der praktischen Umsetzung haben sich eine Reihe von Fragestellungen grundsätzlicher Natur ergeben, über die hier berichtet werden soll:
- Dokumentenmanagementsysteme stoßen bei der E-Vorgangsbearbeitung an ihre Grenzen. Hier benötigen wir Ergänzungen, insbesondere für Formulare und Workflows.
- Dokumentenmanagementsysteme und Fachverfahren sind für Wissensmanagement, informelle Zusammenarbeit und soziale Interaktion nicht gut geeignet. Hierfür werden zusätzliche Plattformen benötigt.
- Für jedes Prozesscluster muss entschieden werden, ob die E-Vorgangsbearbeitung im Dokumentenmanagementsystem oder in geeigneten Fachverfahren erfolgt. Hierzu werden Entscheidungskriterien und Beispiele vorgestellt. Ein wesentlicher Aspekt dabei ist die Frage welcher Reifegrad der Digitalisierung erreicht werden soll.